何故、人材データの一元化は簡単ではないのか？②

「まずはデータを一か所に集約するだけだから、どんなシステムでも大差ないはず」の問題点

「単にデータを一元化するだけ」ということで、安価なシステム、簡単に構築できると言われるシステムを導入するケース、体力のある会社では自社開発をしたりするケースを沢山見てきた。そうして導入したシステムに100％満足という方々は、忙しい合間を縫ってわざわざ我々のようなシステムベンダーに会ったりはしない。だから、私自身は「安いシステム」「簡単に構築できると言われるシステム」「自社開発システム」の成功例を多く知る立場にはない。ただ、その結果うまくいかなかったという例については、企業の方々から直接かつ多数聞いてきたことは事実だ。

多くの企業で、システム入替まで考えるほどの不満が生まれてしまった最大の理由は、戦略的に人材データを使うベースとなりうる「一元化」が実現できなかったからである。 冒頭でも書いたが、日本企業の人事が戦略的に動いていくために必要なデータの一元化は思っているほど簡単ではない。 それは、実際のシステムを導入して、活用しようとしてみて、初めてよくわかる。
逆に、その難しさを身を持って経験するまではなかなか理解できない（されない）とも言える。

人材データの真の一元化のハードルが高いのは、以下のようなことが求められるからである。

少なくとも現段階での多くの日本企業の人事では、履歴情報の管理が必須である。「今」の状況が見えるだけでは不十分で、個々人が入社からどのような部署で、
どんな仕事をしていて、どのような評価を受けてきたのか、といった情報を有効活用したいという企業がほとんどである。
しかも、人材に関する履歴情報の変わる単位は個人、タイミングは4月10月といった大よその区切りはあるものの、実際には期中にバラバラと様々なことが起こる。 そういった履歴データを、様々な角度から使えるように管理することが大前提になる。

人材のデータ活用を考えたときに、ないがしろにできないのが「期間」での管理である。具体的に言えば、「部門滞留」「等級滞留」といった経年計算ができるように管理したいデータが複数存在するのである。このことがうまくできるように設計（システムレベル／データベースレベル両方で）されていないがために、滞留年数の計算をExcel上の手作業で行っている人事担当者は少なくない。

上記2点から言えることは、個別・非同期で変わっていく様々な（期間管理も含めて）履歴データを管理し続けることが、人材データの一元化の基本である。
しかし、これを実現するだけでは不十分である。「基準日」による各種履歴データの「輪切り」に耐えうるだけの、履歴管理構造を構築する必要がある。 実は、これが十分できない「人事系システム」が、実は少なくない。
もし、自社にシステムがあるとしたら、3年前の本日時点の社員数（男女や属性別も含め）と組織図がボタン一つで出せるのか、 もしくは現段階で想定される次の4月の社員数をボタンひとつで出せるかどうか試してみると良いだろう。 こういった基本的なことができていないと、要員分析やそのシミュレーション、 その先にある人件費のシミュレーションを効率的に行うようなことは困難だと言わざるをえない。

「人事情報・給与システム」の延長で考えてしまうと、どうしても「人事が扱うデータ」という狭い世界で留まってしまう。
しかし、ビジネスを成功させていくための人材を確保育成、配置し、有効に機能する組織を構築していくために必要な情報であれば、既存認識を超えて、どんな情報でも扱っていかなければならない。 適材配置や適切なOJTのためには、担当顧客や担当エリアの情報が必要かもしれない。経験したプロジェクトの規模やそこでの担当内容が求められるかもしれない。 面談記録といった定性情報が必要になるケースもある。

そうした情報を、活用したいと思う形で、管理することができるのかも、真の一元化を実現できるか否かの鍵になってくる。 また、そのようにマネジメントで必要となるデータのすべてが、簡単に収集できるわけではない。 従業員のキャリア・人生を決定していく場面で使われていくものだから、その精度を犠牲にしてしまうような簡易な収集方法に逃げてはいけないケースも少なくない。 そうした課題を解決していくことも大切なポイントとなる。

上記4点をクリアした「箱」ができたとしても、残念ながらそれだけではまだ不十分である。 扱うデータの種類が多くなってくると、他のシステムで管理しているデータや、Excelでの運用の中で蓄積していく情報もある。 こうしたデータを、誰がどのようにアップデートし続けていくのか、という問題を解決する必要がある。
特に、人事情報・給与システムとは別に人材・タレントマネジメントシステムを導入しようとした場合（目指す方向が違うので、このパターンは珍しくなくなっている）、 階層と履歴という両方の概念をもった「組織」の情報や、各種発令情報を、既存の人事情報システムから取込んでいく必要も出てくる。 実際に、導入したタレントマネジメントシステムにデータ投入のために、莫大な工数がかかり続けているという話を、何社でも聞いたことがある。 こうした事態は、2つの意味で大きな問題と言わなくてはならないだろう。
一つは、人件費の無駄遣いである。人材のデータを扱って良いとされるレベルの人材が､ただただExcelやCSVでデータを加工するという作業に使われているという事実｡
二つ目は、手作業を介することで起こるミスのリスクと、タイムリーなアップデートができないというスピード感の問題である。 この点を軽視してしまうと、箱はできたが、「鮮度と精度」が低いデータしか入っていないという状況に陥ることになる。

人材や組織のマネジメントは、本社の人事だけで完結するものではなく、現場のマネジメント層も大きな役割を担う。 そうしたマネジャーたちが必要とする、もしくは活用すべきと思われる情報をタイムリーに提供していくことは、今後ますます重要になっていく。
しかし、扱うのは従業員一人ひとりに関する情報であり、そうした情報の活用が彼らのキャリアに影響を与えていく。 多くの企業では、どの立場の人に、何をどこまで活用してもらうべきなのか、その判断は限りなく白と黒がはっきりしている世界となっている。 見るべきものは開示し、触れてはいけないものはその存在自体を知らせないというレベルで管理することが求められる。 そうしたセキュリティに、きめ細かく対応ができるのか。この点を甘く考えていると、パッケージシステムでも、自社開発でも、導入したのに現場には展開できない、 という悲劇に陥ることになる。