何故、人材データの一元化は簡単ではないのか？①

「今ある人事・給与システムの人事システムで本当にできないのか、努力してみる」の問題点

人事システムを導入済なのに、欲しい資料がシステムからは思うように作成できず、CSVにフラットなデータを落して、Excelを駆使して資料作成をしている、という話を、 本当に多くの企業で伺ってきた。もちろん、システムからデータがまったく取り出せない、というわけではない。定型帳票やシンプルなリストなどは簡単に出すことができる。
しかし、ある状況になると、いきなりスタックしてしまう。それは、経営層やビジネスの現場から、判断や決断をするためのデータが欲しいと言われたときである。 つまり、ビジネスの戦略、そのプロセスに繋がるような情報を求められたとき、突然目の前のシステムが十分な役割を果たしてくれなくなるのだ。
では、経営や現場が満足するような情報は、どうして人手を介さないと提供できないのだろうか？

そのためには、自分の目の前にあるシステムの性質を理解する必要がある。

パッケージ化された多くの人事情報・給与システムは、給与システムをベースにスタートしているケースが多い。 規模が小さい会社であっても、給与支給は必ず行わなければならない業務のため、給与システムパッケージの需要のすそ野は広いからだ。 そして給与を支給するめには、一定の社員の情報を管理する必要がある。その範囲が拡張されて、人事情報システムへと発展していった。

そもそもパッケージ製品の本質は、「ベストプラクティス」を集めたものである。 給与システムならば、日本企業が従業員に給与を支給するにあたって合理的と認められた様々な仕組みが組み込まれている。 ユーザーは、自社と同規模であったり、人事制度が似ているような企業でうまく活用されているパッケージを導入することで、 ゼロから知恵を絞ることもなく、合理的な給与支給プロセスを取り込むことができる。人事情報システムも、 日本企業の人事として法律や就業規定などのルールに基づいたデータが確実に保持されていること、という範囲であれば十分に機能する。 こちらも、自分たちでイチから新しいシステムを構築する必要はない。他社やベンダーの知見や経験が入ったもの（＝ベストプラクティス）をうまく活用すれば良い。

しかし、人事情報の場合、法律上・規定上必要なデータを単に保持しているだけでは不十分なことが起きる。 人は、「ヒト・モノ・カネ（+情報が入ることがあるが）」と言われるように、ビジネスを成功させるための重要な要素である。 どのような人材を採用するのか、いかに活躍する人材に育てるのか、彼らをどう配置をして組織を作っていくのか、これらの成否はダイレクトにビジネスの成否に影響してくる。

このエリアでは大枠の概念としてのベストプラクティスは存在し得るが（例えば、パフォーマンスマネジメント、適性配置など） 具体的な運用となると、二社がまったく同じ行動をとるということは考えにくい。経営理念、ビジネスモデル、市場での位置づけは、 それぞれの企業によって異なり、持てるリソース、人材がまったく同じであるということはあり得ないからだ。

もうひとつの角度から見れば、ビジネスを成功させるためには、自らの競争優位性をどのように確立するかが重要になる。 特に、市場は拡大し、競合相手が必ずしも昔からの競合他社だけではなくなるというようなパラダイムの転換も起こり、 技術の発達によってあらゆるもののスピードが加速している時代である。ただ、成功したと言われる他社のまねをし、後追いをしていては、 確固たる競争優位を生み出すことはままならない。

だから、給与システム系のベストプラクティスの考え方をベースとして発展してきた人事情報システムは、 例えば経営者が、事業部の長が、真剣に自社・自部門の競争優位を生み出すことを考えるといった、 ルールを超えた場面からの要請がきた瞬間に、その力を発揮することができなくなる。これは、出自を考えればごく自然なこと、構造上の問題なのだ。 人事情報システムがそうした考え方をベースに構築されている限り、人事が2,3年かけて量的な努力を費やしても、どこにもたどり着くことはできないのである。