現在、日本の市場に出ているタレントマネジメントシステムの多くは、従業員全員に
IDを配布することを前提にしているものが多い。
｢人事が楽になるためのシステムではなく､従業員のためになる、従業員がメリットを
感じるシステムにせよ｣と言われた。
といった理由から、まずは従業員にIDを渡すことから始める、という結論に達するという状況を数多く見てきました。そして、まさにそうしたケースで、冒頭で言ったような「ほとんどの社員が使っていない」という状況に陥っていることが多いのです。
繰り返しになりますが、タレントマネジメントはビジネスに貢献していくために行うものであり、システムはそれをサポートするためのものです。今回は、このシンプルな本質に立ち返って、「人材・タレントマネジメントシステムは、誰が使うシステムなのか」を考えていきたいと思います。
【何故、見た目や使い易さにこだわったのに、現場で使われなくなってしまったのか】
そもそも、「タレントマネジメント」は誰が行うものなのでしょうか。
「タレントマネジメント」として「キャリアディベロップメント」や「パフォーマンスマネジメント（目標管理）」に取り組もうと考えた場合には、実際にそのプロセスにかかわるのは人事だけではなく、現場マネジャー・従業員も入ってきます。そのため、システムを選ぶ際に、「現場に受け入れられやすい見た目や使い勝手であること」への関心が高くなります。それを選定の最重要ポイントに置くケースも少なくありません。しかし、そこまで気を使って選択したはずなのに、実際には現場に使われていないシステムになってしまう、ということが起きてしまっているのです。
何故、当初しっかり考えたはずのことが、逆の結果を生み出してしまうのか。これまで見聞きしてきた状況を整理すると、以下に要約できます。
現場や従業員が、
システムを使って何をしたらいいのかわからない。
システムを使うメリットを感じることができない
からです。
現場に活用してもらうために、印象や見た目、使い易さに細心の注意を払ったにも関わらず、こうした結果になってしまった理由を紐解いて行きたいと思います。
【システムを使って、何をしていいのかわからない。メリットを感じることができない】
まず、
「キャリアディベロップメント」を例にとってみましょう。
そもそも、「キャリアディベロップメント」とは何をすることなのでしょうか。
概念としては、「本人が自律的に自分のキャリアについて考え行動し、現場のマネジャーはそれを理解した上で仕事の割り振りや現場での育成を考え、人事は各人のキャリアプランを活かしつつ、ビジネスにも貢献できる組織編成・配置プランを練っていく」といったあたりが、多くの会社が理想としている姿に近いのではないでしょうか。ただし、そのために実際に必要となること、現実的に"できること"は、各社各様です。そして、本人・現場マネジャー・人事の間で、「キャリア」についてしっかりと共通認識ができ、行動に繋げることができているという企業は、少ないのが現状ではないでしょうか。
そのように、もし共通認識が浸透していないとしたら、現場にいきなり"タレントマネジメントシステム"のIDを配布しても、現場のマネジャーの多くは、具体的に何をしていいかわからないはずです。おそらく、今までは見えなかったものがどういうものであれ手に入るようになれば、一度や二度は使ってみるとは思います。しかし、そこにあるデータを、自分の日々のマネジメントにどう活かせばいいかをイメージできなければ、継続したアクセスを期待することは難しいはずです。現場のマネジャーは、何のメリットが得られるか分からない情報を頻繁に見に行くほど暇ではないからです。
また、個々の会社が抱える課題、その環境や文化は、一社一社異なります。従って、自社の現場でキャリアディベロップメント支援を定着させていくために必要な情報の種類や提供方法、運用の仕組みなどは、各社の状況や目的に合ったものがあるはずです。そうしたベースを踏まえずに、「世の中で今注目されている、他社でも活用されているシステムなので、そこで提供されるテンプレートや機能をうまく活用してください」といって、後は現場にまかせてしまったら、「確かに、部下の異動歴やスキル調査の結果はわかったけれど、それで何をするんだっけ？」という状況に陥ってしまうでしょう。
次に、
「パフォーマンスマネジメント（目標管理）」のシステム化についても考えてみます。
前述のように、「従業員全員にメリットを感じてもらう」ことを考えて、「まずは全員が使う目標管理システムを導入しよう」と考える企業は少なくありません。しかし、導入するシステムによっては、実は、「従業員のメリット」よりも、「人事のメリット」の方が大きいという結果になっていることがあります。単に、今の目標管理の内容をWebに置き換えるのであれば、現場から見れば、今まで人事から配布されていたファイルがWebの画面になり、上司へのメール送付がワークフローになるという手段の変更でしかないからです。多少の手間は省けるかもしれませんが、現場にとって「マネジメント上のメリット」は、実はほとんどありません。
｢マネジメント上のメリット｣を提供したいのであれば、例えば、「自分や部下の過去の目標内容と結果や上司コメントが確認できる」とか、「課や部、会社全体の目標との連鎖が把握できる」（システム以前に、そのこと自体がとても難しいですが）といった、実のある目標管理をしていくための情報提供や仕掛けが提供されて初めて、現場はメリットを感じることができるはずです。そしてそれらは、「キャリアディベロップメント」と同様、個社（現場）の状況とマッチしていなければ、結局は単にメールがワークローに代わっただけ、という結果に終わってしまいます。そうなってしまったら、現場にとっては、年に一回二回、義務でアクセスするシステムでしかなくなります。
こうして、全員にIDを配っても、ごく一部の人にしか使われなかったり、人事発のイベントのときに義務としてだけ使われるというシステムになってしまうことになります。
