コラム
人材・組織マネジメントにおけるデータ活用で成果を上げるために必要なことを考えます
なぜ人事は、システム活用で自社の真の問題にたどり着けないのか？ ～多すぎる外部からの情報、少なすぎる内部の情報～
2021.09.09
自社の真の問題・課題にたどり着くために
自社の課題にたどり着くために目指すべき姿は？
これまで、人事がシステムを導入したものの、自社の真の課題にたどり着くことができない原因について、外部からの情報、内部の情報という観点から考えてきました。
最後に、こうした課題を乗り越えていくために、どのような一歩を踏み出したらいいかについて、整理していきます。その前提として、目指すべき姿を確認します。
✔ 「多すぎる外部の情報（方法論）」に惑わされない。
✔ 「自社にとっての」から乖離していかないようにする。
✔ 「本当に必要な情報」が必要な形で入手することができ、適切に一元化できる。
✔ 課題発見や意思決定のプロセスに柔軟に応えることができる。
✔ 前提として、成果を出していくための時間（工数）を確実に確保できる。
自社の真の問題・課題にたどり着くための提案 基礎編
まずは、基本的なアプローチです。今回は「システム導入・活用」が中心の話ではありますが、システムだけですべてが解決できるとは考えていません。システムを活用していく土台が整っていなければ、そこに何を載せても十分に力を発揮させることはできないからです。ここでは、望ましい行動・マインドセットをご提案したいと思います。
「自社の真の問題・課題にたどり着くための提案 基礎編」
・「流行り言葉」「トレンド」断食をする。
・ 自社の人材・組織のありのままの姿を、真剣に知りたいと強く思う。
・ 戦略的付加価値を生み出さない業務の徹底した省力化に取り組む。
ひとつひとつについて、みていきます。
まず是非、「流行り言葉」「トレンド」断食をしてみてください。昨今、「インターネット断食」や「SNS断食」という言葉を聞くことがあると思います。しばらくインターネットにアクセスしない生活をしたり、SNSから離れてみる、といった行動です。人事界隈にあふれる流行り言葉やトレンドから一旦離れて、そうした言葉を使わずに、自社の現状や課題・問題を考えて、言語化してみる、ということをやってみていただきたい。そのことが、一般的で借り物ではない、自社の本質的な課題・問題をあぶりだす第一歩になるはずです。
次は、自社の人材や組織について、本当に知りたい、知らなくてはならないという気持ちで取り組む、ということです。「いまさら精神論を言ってどうするんだ」と思われたかもしれません。しかし、ここは思っている以上に、成果に差が出るポイントだと考えています。
今、自分の手元にあるデータや情報だけで、本当に自社の人材・組織のことを把握しきれると言い切れるのか、自問をしてみてください。「一般的にはそう言われていること」に引きずられていないでしょうか？「今手元にあるデータの範囲で、できることをする」という発想になっていないでしょうか？
生々しい自社の人材や組織のことを把握することは、決して簡単なことではありません。周りには、「こうすれば組織が分析できる！」「このツールで人材のスキルが可視化できる！」といった、正解に見える情報が溢れていて、それらを簡単に使うことができてしまいます。しかし、未来を見据えた可視化や分析が、万人（会社）に当てはまるロジックだけで対応できるわけがないという現実に向き合うべきでしょう。そうした誘惑を超えて、先に進むには、真剣さと覚悟が必要になります。
自社の生々しい課題を発見し、解決に導いていく作業は、チャレンジングで継続的な取り組みです。隙間時間に片手間で行えることではありません。ですから、単なる業務の効率化という認識を超えて、人事の仕事の質を上げていくための重要なスタートとして、省力化に真剣に取り組む必要があります。そのためまずは、是々非々で業務の見直しを行うこと。そのうえで、新しい業務プロセスに対して適切なテクノロジー・システムを選択していくことが重要です。（くれぐれも、今の業務を無批判にそのままシステム化することが省力化とは考えないことです）
自社の真の問題・課題にたどり着くための提案 システム・データ編
こうした土台の上で、システム・データの観点から、取り組むことをお勧めするポイントを整理します。
「自社の真の問題・課題にたどり着くための提案 システム・データ編」
・"なんちゃって"ではない、しっかりとした人材データベースを構築する。
・試行錯誤・意思決定のプロセスに対応できるアウトプットを考える。
・戦略的業務について、高度化につながる効率化を目指す。
こちらも、ひとつひとつ見ていきます。
ここでいう "なんちゃって"は、以下のような状態であることを指します。
① システムであらかじめ用意されている項目のみを、そのままの形式で管理している
＝自社の特徴・戦略と乖離している状態
② 活用まで意識したデータベース構造を構築できていない
＝データをただただ溜めている状態
③データベースは構築したけれど、継続的にアップデート・メンテナンスする仕組み
が不十分
＝最新化されていないデータ、欠損データが発生する状態
"なんちゃって"ではない、しっかりしたデータベースが構築できてさえいれば、あとはどんな展開にも対応できます。逆に、上記のような状態のデータベースしか持てていないとしたら、どんなに最新でスマートな分析手法や、華やかな表現手法を取り入れたとしても、「絵に描いた餅」となり、継続した成果を上げることはできません。
自社にとって重要な真の課題にたどり着くためには、試行錯誤のプロセスが必要です。先の見えない状況で意思決定するためには、適切な仮説検証を行えることが重要です。こうした要請に応えていくためには、定型のアウトプットだけでは対応できません。人の思考に寄り添える柔軟な非定型のアプトプットができることが必須となります。
人材マネジメントの観点から価値を生み出すことが期待される業務（例えば人事考課や目標管理など）について、単に効率化を目指すのではなく、それらの業務がより高い価値を生み出していく（＝高度化・質の向上）ためには何が必要かをしっかりと考えたうえで、システム構築をしていくことが大変重要です。
自社の課題にたどり着くために目指すべき姿は？
これまで、人事がシステムを導入したものの、自社の真の課題にたどり着くことができない原因について、外部からの情報、内部の情報という観点から考えてきました。
最後に、こうした課題を乗り越えていくために、どのような一歩を踏み出したらいいかについて、整理していきます。その前提として、目指すべき姿を確認します。
✔ 「多すぎる外部の情報（方法論）」に惑わされない。
✔ 「自社にとっての」から乖離していかないようにする。
✔ 「本当に必要な情報」が必要な形で入手することができ、適切に一元化できる。
✔ 課題発見や意思決定のプロセスに柔軟に応えることができる。
✔ 前提として、成果を出していくための時間（工数）を確実に確保できる。
自社の真の問題・課題にたどり着くための提案 基礎編
まずは、基本的なアプローチです。今回は「システム導入・活用」が中心の話ではありますが、システムだけですべてが解決できるとは考えていません。システムを活用していく土台が整っていなければ、そこに何を載せても十分に力を発揮させることはできないからです。ここでは、望ましい行動・マインドセットをご提案したいと思います。
「自社の真の問題・課題にたどり着くための提案 基礎編」
・「流行り言葉」「トレンド」断食をする。
・ 自社の人材・組織のありのままの姿を、真剣に知りたいと強く思う。
・ 戦略的付加価値を生み出さない業務の徹底した省力化に取り組む。
ひとつひとつについて、みていきます。
「流行り言葉」「トレンド」断食をする。
まず是非、「流行り言葉」「トレンド」断食をしてみてください。昨今、「インターネット断食」や「SNS断食」という言葉を聞くことがあると思います。しばらくインターネットにアクセスしない生活をしたり、SNSから離れてみる、といった行動です。人事界隈にあふれる流行り言葉やトレンドから一旦離れて、そうした言葉を使わずに、自社の現状や課題・問題を考えて、言語化してみる、ということをやってみていただきたい。そのことが、一般的で借り物ではない、自社の本質的な課題・問題をあぶりだす第一歩になるはずです。
自社の人材・組織のありのままの姿を、真剣に知りたいと強く思う。
次は、自社の人材や組織について、本当に知りたい、知らなくてはならないという気持ちで取り組む、ということです。「いまさら精神論を言ってどうするんだ」と思われたかもしれません。しかし、ここは思っている以上に、成果に差が出るポイントだと考えています。
今、自分の手元にあるデータや情報だけで、本当に自社の人材・組織のことを把握しきれると言い切れるのか、自問をしてみてください。「一般的にはそう言われていること」に引きずられていないでしょうか？「今手元にあるデータの範囲で、できることをする」という発想になっていないでしょうか？
生々しい自社の人材や組織のことを把握することは、決して簡単なことではありません。周りには、「こうすれば組織が分析できる！」「このツールで人材のスキルが可視化できる！」といった、正解に見える情報が溢れていて、それらを簡単に使うことができてしまいます。しかし、未来を見据えた可視化や分析が、万人（会社）に当てはまるロジックだけで対応できるわけがないという現実に向き合うべきでしょう。そうした誘惑を超えて、先に進むには、真剣さと覚悟が必要になります。
戦略的付加価値を生み出さない業務の徹底した省力化に取り組む。
自社の生々しい課題を発見し、解決に導いていく作業は、チャレンジングで継続的な取り組みです。隙間時間に片手間で行えることではありません。ですから、単なる業務の効率化という認識を超えて、人事の仕事の質を上げていくための重要なスタートとして、省力化に真剣に取り組む必要があります。そのためまずは、是々非々で業務の見直しを行うこと。そのうえで、新しい業務プロセスに対して適切なテクノロジー・システムを選択していくことが重要です。（くれぐれも、今の業務を無批判にそのままシステム化することが省力化とは考えないことです）
自社の真の問題・課題にたどり着くための提案 システム・データ編
こうした土台の上で、システム・データの観点から、取り組むことをお勧めするポイントを整理します。
「自社の真の問題・課題にたどり着くための提案 システム・データ編」
・"なんちゃって"ではない、しっかりとした人材データベースを構築する。
・試行錯誤・意思決定のプロセスに対応できるアウトプットを考える。
・戦略的業務について、高度化につながる効率化を目指す。
こちらも、ひとつひとつ見ていきます。
"なんちゃって"ではない、しっかりとした人材データベースを構築する。
ここでいう "なんちゃって"は、以下のような状態であることを指します。
① システムであらかじめ用意されている項目のみを、そのままの形式で管理している
＝自社の特徴・戦略と乖離している状態
② 活用まで意識したデータベース構造を構築できていない
＝データをただただ溜めている状態
③データベースは構築したけれど、継続的にアップデート・メンテナンスする仕組み
が不十分
＝最新化されていないデータ、欠損データが発生する状態
"なんちゃって"ではない、しっかりしたデータベースが構築できてさえいれば、あとはどんな展開にも対応できます。逆に、上記のような状態のデータベースしか持てていないとしたら、どんなに最新でスマートな分析手法や、華やかな表現手法を取り入れたとしても、「絵に描いた餅」となり、継続した成果を上げることはできません。
試行錯誤・意思決定のプロセスに対応できるアウトプットを考える。
自社にとって重要な真の課題にたどり着くためには、試行錯誤のプロセスが必要です。先の見えない状況で意思決定するためには、適切な仮説検証を行えることが重要です。こうした要請に応えていくためには、定型のアウトプットだけでは対応できません。人の思考に寄り添える柔軟な非定型のアプトプットができることが必須となります。
戦略的業務の高度化につながる効率化を目指す。
人材マネジメントの観点から価値を生み出すことが期待される業務（例えば人事考課や目標管理など）について、単に効率化を目指すのではなく、それらの業務がより高い価値を生み出していく（＝高度化・質の向上）ためには何が必要かをしっかりと考えたうえで、システム構築をしていくことが大変重要です。