コラム
人材・組織マネジメントにおけるデータ活用で成果を上げるために必要なことを考えます
「現場で使われないタレントマネジメントシステム」から考える。人材・タレントマネジメントシステムは、誰が使うシステムなのか。
2018.04.05
【現場の従業員がほとんど使っていないケースが出てきている】
「タレントマネジメントシステム」というと、従業員全員にIDを配り、現場の人材・タレントマネジメントやコミュニケーションに活用してもらう、というイメージを持つ人は少なくありません。確かに、そうしたタイプのシステムを提供しているベンダーも多いのが事実です。実際に弊社でも、現場が使うための仕組みを提供しています。
しかし、タレントマネジメントシステム、即（＝）現場展開というプロセスで、人材や組織のマネジメントに大きな付加価値を生み出していけるのか、一度しっかり考える必要があるのではないかと強く感じています。なぜなら、IDを全社員に配ったものの、評価や目標管理といった「必須参加」のイベントのとき以外は、ほとんどの従業員がアクセスしていないという会社の話を、耳にすることが多くなったからです。
もちろん、評価や目標管理のためだけに入れたシステムなら、それでもまったく問題はないでしょう。しかし、多くの場合、「現場のマネジメントを強化したい」「上司部下間、従業員間のコミュニケーションを活性化させたい」といった目的も掲げています。そうであるにも関わらず、従業員がほとんどアクセスしていない、というのは、「失敗」と言わざるをえません。
そもそも、何故タレントマネジメントシステムを導入するのでしょうか。
前回（「何故、「タレントマネジメントシステム」で成果を出せなかったのか？今、日本の人事が求めるべきシステムとは？」）のコラムでもお話しましたが、「タレントマネジメント」が必要とされる理由は、人事の本質的なタスクである、「短期・中期・長期のビジネス目標を、組織・人材の側面で支援する」ための有力な方法論の一つと考えられているからです。
ただ、多くの日本企業では、「自社にとって必要なタレントマネジメント」が確立している状態ではありません。そんな状況の下で「タレントマネジメントを考え、導入せよ」との指示が上から下りてきたとき、一般的に普及している「タレントマネジメントシステム」を導入することによって、まずは、タレントマネジメントシステムに踏み出そうと考えるケースがあります。そうした際に、
繰り返しになりますが、タレントマネジメントはビジネスに貢献していくために行うものであり、システムはそれをサポートするためのものです。今回は、このシンプルな本質に立ち返って、「人材・タレントマネジメントシステムは、誰が使うシステムなのか」を考えていきたいと思います。
【何故、見た目や使い易さにこだわったのに、現場で使われなくなってしまったのか】
そもそも、「タレントマネジメント」は誰が行うものなのでしょうか。
現場や従業員が、
からです。
現場に活用してもらうために、印象や見た目、使い易さに細心の注意を払ったにも関わらず、こうした結果になってしまった理由を紐解いて行きたいと思います。
【システムを使って、何をしていいのかわからない。メリットを感じることができない】
まず、「キャリアディベロップメント」を例にとってみましょう。
そもそも、「キャリアディベロップメント」とは何をすることなのでしょうか
概念としては、「本人が自律的に自分のキャリアについて考え行動し、現場のマネジャーはそれを理解した上で仕事の割り振りや現場での育成を考え、人事は各人のキャリアプランを活かしつつ、ビジネスにも貢献できる組織編成・配置プランを練っていく」といったあたりが、多くの会社が理想としている姿に近いのではないでしょうか。ただし、そのために実際に必要となること、現実的に"できること"は、各社各様です。そして、本人・現場マネジャー・人事の間で、「キャリア」についてしっかりと共通認識ができ、行動に繋げることができているという企業は、少ないのが現状ではないでしょうか。
そのように、もし共通認識が浸透していないとしたら、現場にいきなり"タレントマネジメントシステム"のIDを配布しても、現場のマネジャーの多くは、具体的に何をしていいかわからないはずです。おそらく、今までは見えなかったものがどういうものであれ手に入るようになれば、一度や二度は使ってみるとは思います。しかし、そこにあるデータを、自分の日々のマネジメントにどう活かせばいいかをイメージできなければ、継続したアクセスを期待することは難しいはずです。現場のマネジャーは、何のメリットが得られるか分からない情報を頻繁に見に行くほど暇ではないからです。
また、個々の会社が抱える課題、その環境や文化は、一社一社異なります。従って、自社の現場でキャリアディベロップメント支援を定着させていくために必要な情報の種類や提供方法、運用の仕組みなどは、各社の状況や目的に合ったものがあるはずです。そうしたベースを踏まえずに、「世の中で今注目されている、他社でも活用されているシステムなので、そこで提供されるテンプレートや機能をうまく活用してください」といって、後は現場にまかせてしまったら、「確かに、部下の異動歴やスキル調査の結果はわかったけれど、それで何をするんだっけ？」という状況に陥ってしまうでしょう。
次に、「パフォーマンスマネジメント（目標管理）」のシステム化についても考えてみます。
前述のように、「従業員全員にメリットを感じてもらう」ことを考えて、「まずは全員が使う目標管理システムを導入しよう」と考える企業は少なくありません。しかし、導入するシステムによっては、実は、「従業員のメリット」よりも、「人事のメリット」の方が大きいという結果になっていることがあります。単に、今の目標管理の内容をWebに置き換えるのであれば、現場から見れば、今まで人事から配布されていたファイルがWebの画面になり、上司へのメール送付がワークフローになるという手段の変更でしかないからです。多少の手間は省けるかもしれませんが、現場にとって「マネジメント上のメリット」は、実はほとんどありません。
｢マネジメント上のメリット｣を提供したいのであれば、例えば、「自分や部下の過去の目標内容と結果や上司コメントが確認できる」とか、「課や部、会社全体の目標との連鎖が把握できる」（システム以前に、そのこと自体がとても難しいですが）といった、実のある目標管理をしていくための情報提供や仕掛けが提供されて初めて、現場はメリットを感じることができるはずです。そしてそれらは、「キャリアディベロップメント」と同様、個社（現場）の状況とマッチしていなければ、結局は単にメールがワークローに代わっただけ、という結果に終わってしまいます。そうなってしまったら、現場にとっては、年に一回二回、義務でアクセスするシステムでしかなくなります。
こうして、全員にIDを配っても、ごく一部の人にしか使われなかったり、人事発のイベントのときに義務としてだけ使われるというシステムになってしまうことになります。